Antes de eliminar os papéis, é preciso digitalizar boletos de cobrança e recibos de pagamento e armazená-los, juntos, em mídias externas ou na chamada nuvem
Quer ganhar espaço e segurança em casa descartando comprovantes de contas antigas acumulados? A Fundação de Proteção e Defesa do Consumidor (Procon-SP) orienta como ‘limpar’, com critério e segurança, gavetas e armários. Os prazos e regras para eliminar documentos são previstos na Lei federal nº 12.007/2009 e na Lei estadual nº 13.552/2009.
A legislação vigente recomenda que o consumidor preserve por cinco anos cópias da declaração do Imposto de Renda, boletos de cobrança e recibos de quitação de serviços públicos ou privados prestados de forma contínua. São contemplados faturas de cartão de crédito, comprovantes de contratos de saúde (convênio médico, seguro saúde) e contas de água e energia elétrica, Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU), Imposto sobre Veículo Automotor (IPVA), telefonia fixa e celular, TV por assinatura, serviços de banda larga, mensalidades escolares e de cursos em geral, entre outros.
Todo fornecedor de serviços é obrigado a encaminhar ao consumidor, no mês de maio, a Declaração de Quitação Anual. Esse documento atesta o pagamento dos últimos meses e possibilita excluir todos os papéis do período relativos àquele fornecedor. Entretanto, se houver algum débito pendente, passível de contestação judicial, a declaração informará apenas os meses sem pendência.
Exclusão
Antes do descarte dos papéis, a orientação é digitalizar e armazenar cada boleto de cobrança e seu respectivo comprovante de pagamento, usando câmera fotográfica ou escâner. Na sequência, deve-se nomear cada arquivo de imagem capturado registrando o ano do débito saldado, o mês e o valor pago. Exemplo: 2016 01 janeiro conta de luz R$ 90,76.
De acordo com a supervisora de assuntos financeiros e de habitação do Procon-SP, Carina Minc, o arquivamento dos documentos possibilita rastrear e confirmar, por meio da sequência alfanumérica da transação financeira realizada, a data e o horário do pagamento. O passo seguinte, acrescenta Carina, é copiar os arquivos eletrônicos separadamente em diretórios identificados por ano e mês em dispositivos externos de armazenamento, como pen drive ou disco rígido (HD) portátil.
Outra opção é salvar a documentação na chamada nuvem, com dois modos gratuitos: criação de uma conta de e-mail somente para armazenar comprovantes, recorrendo ao Gmail, Yahoo!, Outlook, entre outros. Ou, então, usar um serviço on-line de backup – também há vários disponíveis na internet. Os mais conhecidos são Google Drive, Microsoft One Drive, DropBox, iCloud, etc. (ver serviço)
Tempo
Devem ser guardados por um ano após o período de vigência recibos de pagamento de seguros – de carro, vida, residencial, etc. O mesmo período é recomendado para cotas de consórcios, isto é, mantê-los por meses após a obtenção do certificado de propriedade do bem adquirido.
O tempo de guarda de comprovantes de pagamentos de multas de veículos, por sua vez, é de dois anos e os de licenciamento e seguro obrigatório, um ano. O certificado de compra e venda de automóvel terá de ser mantido até que ele seja trocado ou comercializado.
Recibo de taxa condominial e de aluguel são exceções – boleto de quitação de condomínio deve ser preservado por ex-proprietário ou ex-inquilino por dez anos após a venda ou desocupação do imóvel; e de pagamento de aluguel deve ser mantido por três anos após a devolução das chaves.
“Nesse caso, a explicação é o fato deste tipo de contrato ter prazo prescricional previsto pelo Código Civil”, observa Carina. Esse princípio se estende a outras instituições públicas com regras próprias, como Receita Federal, Departamento Estadual de Trânsito de São Paulo (Detran.SP), prefeituras, cartórios, fóruns, juizados especiais cíveis, etc.
Reposição
Notas fiscais, termos de garantia e manuais de uso de bens duráveis devem ser preservados durante toda a vida útil deles. A lista de equipamentos contemplados inclui, por exemplo, eletroeletrônicos (celular, videogame, TV, tablet, notebook, computador) e eletrodomésticos (fogão, micro-ondas, geladeira, ar-condicionado, máquina de lavar, secadora, etc.), entre outros.
Carina destaca que o artigo 32 do Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), que regulamenta as relações de consumo em todo o território nacional, prevê que todo fornecedor deve oferecer peças de reposição durante um período razoável, de acordo com o tempo médio estimado de vida útil de cada bem durável. “Mesmo que o prazo de garantia do produto tenha se esgotado, é importante manter esses documentos, caso surja algum vício oculto, como, por exemplo, ferrugem na máquina de lavar roupa, cujo custo do conserto ainda valha a pena”, explica Carina.
Matrícula cancelada tem direito a devolução
Aluno, ou seu responsável, matriculado em instituição de ensino privada, tem direito à devolução do valor pago pela matrícula quando desistir do curso antes do início das aulas. É o que assegura o artigo 39 do Código de Defesa do Consumidor. De acordo com o Procon-SP (que deve ser procurado em caso de descumprimento dessa norma), as escolas não podem exigir vantagem excessiva em relação ao aluno, uma vez que não houve efetiva prestação de serviço e ainda existe a possibilidade de a vaga ser preenchida por outro interessado.
Ainda de acordo com a instituição, a escola que se recusar a devolver o valor recebido estará incorrendo em prática abusiva. Da mesma forma, qualquer cláusula contratual que aponte a não devolução da matrícula também é abusiva e sem validade legal.
Para garantir os seus direitos, o consumidor deve solicitar a rescisão contratual e a devolução dos valores pagos por escrito, e protocolar esse pedido na instituição escolar. Se a devolução da matrícula for solicitada após o início das aulas, os valores pagos não serão devolvidos, uma vez que a instituição de ensino deixou de ter disponível a vaga para outro aluno.
Serviço
Fundação Procon-SP
Código de Defesa do Consumidor (CDC)
Serviços gratuitos on-line:
Criação de contas de e-mails:
Armazenamento de arquivos:
Rogério Mascia Silveira
Imprensa Oficial – Conteúdo Editorial
Reportagem publicada originalmente na página I do Poder Executivo I e II do Diário Oficial do Estado de SP do dia 21/01/2016. (PDF)
